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用一個案例講清楚,華天動力OA費控為什么能幫企業省錢

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疫情期間各行各業都多多少少收到的影響,
由于前期大面積的停工停產,
導致很多公司業務無法正常開展,
那么在這個時期,
如何勒緊褲腰帶度過這個有點長的寒冬呢?

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費控管理就顯得比往年重要的多,
面對疫情,
公司預算如何調整?
預算規劃好后如何科學管理?
怎么防止超預算?
這些都需要智慧,
華天動力協同OA系統,一款有智慧的費控管理平臺。

  有這樣一個經典的案例:
  寧波某化工集團有限公司成立于2001年,是一家集化工研發與服務、工程設計與咨詢、設備制造與安裝調試和化肥生產為一體的高科技集團,是浙江省高新技術企業、浙江省“重合同守信用”企業、寧波市專利示范企業、寧波江東區工程技術中心。其龐大的公司規模和廣泛的業務運營給企業領導帶來管理上的一系列問題,其中費用管控的問題尤為突出。

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  無法為每項預算科目設置科目預警和允許偏差的百分比,導致超出百分比后無法預警提醒,控制能力差。

  預算權限控制混亂,無法分別設置各部門的管理人員,進行預算的申報、調整和查看,往往是各部門經理隨意指定人員進行工作。

  預算申報時比較繁瑣,通常在申報前都要召開專題會議進行申報指導后,再下發預算申報模板進行各部門的填報。

  財務部在收到各部門上報的預算后,還要進行整理,然后再統一發送給領導審批。無論是申報人還是財務、領導,都需要耗費很大的精力。

  預算申報后,如果需要調整,又要調動很多人的精力,所以很多公司在預算申報結束后不允許隨意調整。

  預算的使用不能有效管控,人情化處理比較嚴重,即使超出預算了也能夠審批通過。

  對于預算整體的使用情況,要花費很大的精力去進行數據的統計,然后才能上報領導。

  增加財務人員負擔,每個月月底都要計算各部門預算結余,再轉入下月。

  針對該公司目前預算管理中存在的問題,華天OA在預算的申報、調整、審批、管控、預警、統計等方面的問題都給出了相應的建議。并得到企業的管理人員、財務人員、以及相關業務部門的認可。

  1、如何創建預算科目?
  系統管理員可以設置科目的名稱、科目預警、允許偏差、是否為必選科目、備注等項,建立部門預算科目。

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  2、如何創建預算權限?
  系統管理員根據公司需要可以按照部門預算的最低部門級別開啟可申報預算的部門,開啟后,則可以在部門預算—預算設置—預算權限中設置已開啟部門的預算管理員,對應部門的預算管理員則擁有部門預算的申報和調整的權利了;如公司需要各部門不僅要上報年度預算還要分解到各月度上報月度預算,則可由系統系統管理員在部門預算—預算設置—預算月度設置中開啟月度預算,開啟后則可進行月度預算申報和調整;如預算的申報和調整均需要審批流,則可以由系統管理員將預算審批設置開啟,開啟后方可設置預算申報流程、預算調整流程、月度預算整體申報流程等。

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  3、預算如何申報?
  部門預算的申報需要由部門預算管理員來申報管轄部門的預算,需先進行年度預算申報。部門管理員進入到部門預算—年度預算申報中進行預算申報時,可以增加對應的預算科目,同時填寫此科目的預算額度,如有審批流程則按照流程審批,待通過后年度預算申報成功;如開啟了月度預算,則可以在年度預算申報成功后進行月度預算申報,申報時可以進行單月預算申報或全年月度預算申報,并寫明每月的預算額度,將年度預算合理分配給每個月度。

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  4、預算如何調整?
  用戶在實際使用過程中如果出現預算不足或是預算剩余過多都可對現有的預算進行調整。部門預算則可由部門預算管理員在部門預算中進行年度或是月度的預算調整申請,調整后預算金額可按照現有的預算總額的某個固定值或是百分比值進行加減,待審批通過后,預算調整成功。

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  5、如何使用預算?
  公司內員工可通過經費報銷單將已發生的費用進行報銷,報銷時可以選擇預算的科目,被選擇的科目后會出現可用預算額度,報銷人在填寫報銷金額后即可將此審批單發送。如經費報銷單在審批中,則對應科目的報銷金額會在部門預算的凍結預算中顯示,待審批通過后則會顯示在已花費預算中,如審批未通過則會回寫到剩余預算中。

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  6、預算如何進行預警和控制?
  每個預算科目在創建時均可設置科目預警和允許偏差的百分比,如對應的預算科目報銷合計超出預算總額的科目預警百分比時,系統會自動發送消息提醒;如某科目的報銷總額超出允許偏差的百分比,就不能再進行相關費用的報銷申請了,以此實現預算的預警和控制。
除上述處理方式外,還能夠根據用戶的實際需求修改超出預警及超出預算的管理方式,如超出預算需要通過總經理審批可以通過等等。

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  7、如何查看預算報表?
  預算在申報、使用、調整后,公司領導和相關人員需要了解部門預算和各項目預算的總額、已花費金額、凍結中金額、剩余預算金額,這樣就需要各領導以及相關人員在部門預算中按照公司以及各部門查看預算及費用支出報表和明細;項目經理和項目監控人員可通過項目預算查看了解整個項目的費用報表和明細記錄。

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  8、預算如何結轉?
  在實際使用過程中,如上月預算仍有剩余,系統管理員可根據公司需要將結轉功能啟用,啟用后,系統會自動將剩余預算結轉入到下月進行累計,如到年底還有剩余則會自動清零。

  寧波某化工集團有限公司在使用華天動力協同辦公系統后,企業的管理人員、財務人員、以及相關業務部門對華天的專業性給予一致的好評。通過對預算管理模塊的使用,使企業各部門上報預算有統一的模式和規范,并能通過費用的報銷,自動實現預算支出和結余金額的計算,而且對于已經到達閥值的科目給予提醒和較好的控制,使預算管理真正的實現了規范化、自動化、智能化,為企業的費用管控提供了強有力的支撐。

華天動力協同OA系統,
是一款有智慧的費控管理平臺。
從預算的科目創建,
預算的申報、調整、使用,
再到預算的權限管理、預警和控制,
最后是預算的總結、查看、統計、結轉,
華天動力協同OA系統費控管理平臺,
通過智慧管理形成一個完整的費控閉環
從而達到為企業省時省錢的目的。